مزایای استفاده از میل سرور:
- دسترسی از داخل سازمان و خارج
- امکان اشتراک گذاری تقویم و برنامه های روزانه
- سازگاری با دستگاه های موبایل و تبلت ها
- دارای قابلیت و حفاظت های امنیتی قوی
اکثر افراد از “ایمیل کلاینت“های (web-based) مثل یاهو میل یا جیمیل استفاده می کنند. کسانی که نیاز به فضای بیشتر برای ایمیل های خود دارند (مثل بیزینس ها)، باید روی سرورهای خودشان حساب کنند. این یعنی آن ها باید راهی برای ارسال و دریافت ایمیل ها داشته باشند که این خود نیاز به راه اندازی میل سرورها را ایجاد می کند.
نرم افزارهای معروفی برای راه اندازی میل سرورها موجود هستند. مثل: QMail ،Postfix ،Microsoft Exchange و Kerio Connect.
این برنامه ها مراحل انتقال ایمیل ها را در پشت صحنه تسهیل می کنند. درواقع تمامی آن سرورهای میانی از چنین نرم افزارهایی استفاده می کنند. کسانی که ایمیل ها را روی این سرورها ارسال و دریافت می کنند، تنها پروسه ارسال و دریافت را می بینند.
در نهایت میل سرورها کامپیوترهایی هستند که جا به جایی فایل ها به مقاصد مورد نظر را امکان پذیر می کنند. در این جا، منظور از فایل ها، ایمیل ها هستند. همان طور که به سادگی از میل سرورها استفاده می کنیم، خیلی خوب است که حداقل طریقه کارکردشان را در حد ابتدایی بدانیم.